Sfairadora

  • Referenční příručka

Elektronická pošta

Nástroj umožňuje najednou vytvořit větší množství e‑mailů a rozeslat je na adresy uložené ve zvolené tabulce. Obsah e‑mailu může být vytvořen podle šablony, a tedy uzpůsoben pro jednotlivé příjemce. E‑maily jsou odesílány pomocí nainstalovaného klienta elektronické pošty (Outlook a podobně.) Podle nastavení poštovního klienta je možné, že se maily okamžitě neodešlou, ale pouze uloží do složky Pošta k odeslání a k jejích skutečnému odeslání je třeba provést synchronizaci pošty. Nástroj se otevře pomocí nabídky Nástroje|Hromadná korespondence|Elektronická pošta.

Zdroj dat pro dopisy

Zdrojem dat je tabulka. Šablona se opakovaně aplikuje na každý řádek tabulky, takže ve výsledku je odesláno tolik e‑mailů, kolik má tabulka řádků.
Položka
Popis
Použít aktivní tabulku
Jako zdroj dat bude použita tabulka, která byla aktivní při otevřením nástroje. Pokud nebyla žádná tabulka aktivní, lze ji aktivovat i následně. Není-li aktivní tabulka, nelze e-maily vytvořit.
Vybrat tabulku ručně
Tabulka se určí ručně pomocí položek Název dat tabulky a Reference dat tabulky.
Aktivní řádek/Označené řádky
Bude vytvořen jen jeden e-mail podle aktivního řádku nebo e-maily podle označených řádků, pokud nějaké označené jsou.
Všechny řádky
Pro každý řádek tabulky bude vytvořeno po e-mailu.
Název dat tabulky
Pokud je označena možnost Vybrat tabulku ručně, lze zde určit název objektu, ve kterém je tabulka obsažena. Typicky je třeba vybrat možnost master, která odkazuje na dokument, k němuž se nástroj vztahuje (tj. ten, který byl aktivní při aktivaci nástroje).
Pokud je označena možnost Použít aktivní tabulku, zobrazuje informace o použité tabulce.
Reference dat tabulky
Reference na tabulku vzhledem k objektu Název data tabulky.

Hlavička zprávy

Položka
Popis
Typ příjemce
Lze zvolit, zda se příjemce bude vybírat jako hodnota z tabulky, nebo bude jeden pevný (pevná adresa).
Druhá možnost je vhodná, pokud se odesílá pouze jeden e‑mail (možnost Aktivní řádek výše).
Příjemce
Pokud je typ příjemce nastaven na možnost adresa z tabulky, lze vybrat sloupce tabulky, ve kterém je uložena e‑mailová adresa. Ve výběru jsou zahrnuty všechny sloupce zvolené tabulky, která mají typ String.
Pokud je typ příjemce nastaven na možnost pevná adresa, je třeba e‑mailovou adresu zadat přímo.
Předmět
Text, který bude do odesílaných e-mailů zadán jako jejich předmět.

Vzor zprávy

Šablona, do které lze zapsat text dopisu a vložit pole, kam se doplní údaje ze zdrojové tabulky. K vložení polí lze použít tlačítka ze seznamu Sloupce tabulky. V případě potřeba jsou k dispozici všechny konstrukce jazyka Enkidu. K zadávání vzoru e‑mailu slouží běžný editor formátovaného textu. Ačkoli je použit jazyk Enkidu, jehož výsledek je formátovaný text, formátování textu se v e‑mailu neprojeví. E‑mail je odeslán jako prostý text.

Sloupce tabulky

Pokud je korektně vybrána tabulka, je vpravo od vzoru zprávy seznam sloupců tabulky. Pro každý sloupec je vytvořeno tlačítko, jehož stisknutím se do vzoru e‑mailu vloží pole, místo něhož se doplňují údaje z příslušného sloupce zdrojové tabulky.
Pole obsahující odkaz na sloupce tabulky musejí být označeny formátem skryté písmo, který se vykresluje jako mřížka pod textem. Pokud se stane, že se při úpravách šablony tento formát přenese i na text, kterému nenáleží, lze jej vypnout klávesovou zkratkou Ctrl+H, případně veškeré přidané formátování lze odstranit klávesovou zkratkou Ctrl+mezerník.

Odeslání a uložení e‑mailu

Tlačítkem Odeslat zprávy se e‑maily vytvoří a odešlou. Tlačítko Uložit nastavení vytvoří v aktuální dokumentu nový nástroj, který bude vytvořen podle tohoto obecného nástroje na vytváření hromadné korespondence, bude však nastaven podle aktuálních nastavení. Tak lze vytvořit specifický nástroj pro snadné opakované vytváření e‑mailů podle stejné šablony.